Оформление электронных листков нетрудоспособности. Переходить ли на электронные больничные? Плюсы и минусы, недостатки. Кабинет страхователя дает возможность

21.09.2019

Здравоохранение

В последнее время в СМИ и социальных сетях активно обсуждается внедрение так называемых «электронных больничных листов». Это нововведение часто преподносится как существенный шаг вперед в части сокращения бумажного документооборота и создания благ для граждан и работодателей. Но с точки зрения медицинских организаций и врачей все это выглядит не таким уж и радужным. А про разработчиков МИС, которых фактически вынуждают делать двойную работу за свой счет, и говорить не приходится.

Вначале посмотрим на ситуацию с законодательной точки зрения.

Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусмотрено введение с 1 июля 2017 года электронных листков нетрудоспособности (больничных). Для этого с 1 июня 2017 г. Фонд социального страхования (ФСС) Российской федерации запустил электронные сервисы личных кабинетов страхователя и застрахованного лица (cabinets.fss.ru). Данные сервисы разрабатывались и обкатывались в 6 региональных пилотных проектах с 2014. Согласно вступившему в силу ФЗ медучреждения могут выдавать их наравне с привычными бумажными бланками. Пока медицинские организации не обязаны переходить на электронные больничные – с юридической точки зрения этот процесс прописан как добровольная организационная мера.

При этом на каждый случай нетрудоспособности!!! обязательно нужно оформить письменное согласие пациента на создание электронного документа (к разговору об экономии бумаги и безбумажных технологиях).

Для того, чтобы подделать электронный больничный было невозможно, он передается в зашифрованном виде и заверяется усиленной электронной подписью (ЭП) врача, которая бесплатно и централизовано вроде как не предоставляется. Вопрос о ее покупке медицинская организация должна решать самостоятельно. Стоимость ЭП в год составляет порядка 1 тыс. руб., например >>> . Кроме затрат на ЭП, между МО и ЕИИС ФСС должен быть организован канал связи через Интернет, что есть не всегда. Более того, в ряде регионов открытый доступ в Интернет с рабочего места врача вообще запрещен из соображений безопасности. Поэтому настройка такого канала связи вполне вероятно может потребовать организационных и может быть даже технических и финансовых затрат на реализацию.

Далее. Из этой программы документ через ЕИИС ФСС автоматически передается работодателю. После закрытия работнику выдается номер оформленного больничного для бухгалтерии, по которому компания и ФСС смогут получить через электронную систему все расчетные данные для выплат. Работодатель видит в базе название медучреждения, дни болезни, номер и дату выдачи листа, однако диагноз работника остается для него закрытым. Условная схема работы представлена на рисунке ниже.

Чтобы перейти на электронные больничные, работодателю нужно прийти в филиал ФСС и подписать соглашение об информационном взаимодействии. В личном кабинете на сайте ФСС бухгалтер увидит все открытые больничные листы сотрудников компании и заполнит свою часть бланка (как в бумажном варианте). Если интересны детали, то по адресу buhguru.com этот процесс расписан более подробно.

Так или примерно так электронные больничные преподносятся в СМИ и целой PR-компании, развернутой вокруг них. Теперь посмотрим на эти же самые процессы глазами самого обычного врача и его медицинской организации.

Во-первых, начнем с того, что МО и врач работают в системе здравоохранения, а не в ФСС. И в первую очередь в своей работе они руководствуются ведомственными нормативно-правовыми актами (НПА). В части больничных листков они руководствуются действующим Приказом Минздрава от 29 июня 2011 г. N 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» , которым определен порядок выдачи листков нетрудоспособности. Этот приказ однозначно определяет необходимость выдачи бумажного листка нетрудоспособности на бланке, при этом бланк листка нетрудоспособности является защищенной полиграфической продукцией со степенью защиты уровня “В”. Никаких изменений или дополнений, связанных с переходом на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) в данный приказ не вносилось, а значит – врач обязан выдать бумажный больничный.

Во-вторых, в настоящее время в большинстве регионов и МО внедрены различные медицинские информационные системы (МИС), с помощью которых врачи оформляют больничные листки. Эти МИС являются частью ЕГИСЗ – ведомственной государственной информационной системы самого Минздрава, которая недавно получила юридически значимый статус благодаря принятию Федерального закона от 29.07.2017 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам применения информационных технологий в сфере охраны здоровья» .

С помощью уже не первый год существующих МИС врачи вносят сведения о случае нетрудоспособности и затем вставляют заготовленный типографским способом бланк в принтер, с помощью которое нужные сведения в нужные ячейки этого бланка просто «впечатываются». Ручное заполнение больничных листков является скорее анахронизмом, хотя и применяется в ряде случаев до сих пор. При этом, как правило, в МИС врачу нужно внести лишь основную информацию о нетрудоспособности, все остальные данные – такие как ФИО пациента, диагноз и ряд других полей уже имеются в БД МИС. Такой подход, который уже не первый год внедрен в стране, и так позволяет сократить затраты на оформление бумажных больничных листов. Более того, все современные МИС снабжены функциями элементарного форматно-логического контроля (ФЛК), которые позволяют не допускать рутинных ошибок при оформлении этого документа. Во многих применяемых системах давно реализованы функции централизованной выписки больничных листков, которые решают проблему ожидания пациента на выдачу документа на руки. Внесенные сведения повторно используются МИС при автоматическом заполнении других медицинских документов, например, справок, выписных эпикризов или направлений в другие медицинские организации. На основании внесенных врачом данных МИС автоматически формирует «Книгу регистрации листков нетрудоспособности». Ну и напоследок не забудем, что внесенные врачом данные используются еще и для формирования соответствующей ведомственной статистической отчетности, например, «Формы №16-ВН. Сведения о причинах временной нетрудоспособности», утвержденной Приказом Росстата от 25.12.2014 N 723 (ред. от 30.12.2015) «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством здравоохранения Российской Федерации федерального статистического наблюдения в сфере здравоохранения» и множества других статистических форм. Таким образом, электронное ведение больничных листков по сути в нашей стране уже было давно разработано и там, где хотели – внедрено. Но при этом не нарушало до сих пор ни одного принятого НПА. Пусть не повсеместно, но зато уже в рабочем и в целом доведенном до ума виде. И от врача, оформляющего бумажный больничный, требуется только внести минимум данных. Зато потом эти данные многократно используются другими модулями МИС.

А что будет сейчас, если врача очень сильно попросят выписать электронный больничный листок по новому-вишневому? В дополнение к работе с МИС, которую никто отменять не собирается, врач теперь должен будет оформить бумажное согласие пациента в письменной форме (да-да, мы боремся с бумажной волокитой и внедряем электронный сервис с новой обязательной бумажкой, которой раньше не требовалось) и плюс заново занести те же самые данные в другую программу. Оба варианта никак не подходят под лозунг улучшения условий работы медицинского персонала или сокращения трудозатрат на оформление больничных листов. Видимо, такую цель на самом деле никто и не ставил. Скорее речь надо вести о дополнительной нагрузке на врача и затратах на медицинскую организацию, причем не в интересах этого врача или МО, а в интересах ФСС.

Но на самом деле, ситуация тут не просто в дополнительном неудобстве для врача, чьи беды похоже в ФСС мало кого интересуют. Тут все покруче будет. Напомним, что еще в 2011 г. Минздравом издан приказ 364 «Об утверждении Концепции создания ЕГИСЗ», одним из базовых принципов которой прописано, цитирую «…однократный ввод и многократное использование первичной информации (полученной от медицинского (фармацевтического) работника, гражданина, должностного лица)…» . По сути, внедряемая сейчас схема выписки больничных листов является прямым нарушением этого действующего приказа. Добавим сюда как минимум несоответствие еще и в Приказе N 624н. Дополнительно приведем еще один интересный факт: программа ФСС заставляет врачей при выписке больничного листка использовать справочник должностей, и близко не соответствующий «Номенклатуре должностей медицинских работников и фармацевтических работников», утвержденной Приказом Минздрава России от 20.12.2012 г. № 1183н, размещенной на федеральном портале нормативно-справочной информации nsi.rosminzdrav.ru . Ну и уж совсем занудная мелочь, но все-же – в приказе Минздрава №624н используется термин «листок нетрудоспособности», в программе ФСС – «лист нетрудоспособности». Ну хотя бы в этом можно было бы соблюсти термины и определения Минздрава, не правда ли?

Таким образом, мы имеем не просто законодательно закрепленную дополнительную нагрузку на врачей, но и еще и игнорирование уже действующих на момент подготовки и утверждения 86-ФЗ нормативных документов Минздрава и работающих сервисов ЕГИСЗ.

Более того, даже исполнение действующего нормативного акта, на который все ссылаются – ФЗ от 1 мая 2017 г. N 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” и статьи 59 и 78 ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации”» – не обеспечено в полном объеме. Изменения, внесенные данным ФЗ, говорят, что:

можно выдавать листки нетрудоспособности на бумажном носителе или в виде электронного документа (с большим количеством «если», описанных выше)
форма, порядок выдачи и порядок оформления листков нетрудоспособности (бумажных и электронных) устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения – т.е. Минздравом. Напомню, что в действующий «Порядок выдачи ЛН» никакие изменения не вносились и там нет ни слова об электронных больничных
Порядок информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных МСЭ в части работы с ЭЛН утверждается Правительством Российской Федерации – и этот порядок до сих пор не разработан, что приравнивает все предлагаемые к использованию сервисы к ведомственной отсебятине…

Таким образом, складывается парадоксальная ситуация, когда одно ведомство (ФСС) в своих интересах и на своих условиях принуждает других участников информационного взаимодействия другого ведомства (Минздрав) выполнять действия, усложняющие и без того непростые условия труда и к тому же еще и вступающие в конфликт с утвержденными юридически значимыми приказами, положениями и информационными системами вместе взятыми.

Резонно возникает вопрос о том, зачем нужно было потратить 3 года и провести 6 пилотных проектов, чтобы либо проигнорировать все эти проблемы, либо не удосужится выяснить их вообще?! Ну очень интересно было бы знать.

В общем, как говорил хороши известный товарищ Черномырдин «Никогда такого не было и вдруг опять».

Представляется, что все-таки нормальной и разумной реализацией было бы не заставлять врачей работать с дополнительным ПО, а интегрировать 2 ведомственные системы – ЕГИСЗ и ЕИИС ФСС. Например, через федеральный сервис «Интегрированной электронной медицинской карты» (ИЭМК), в которую МИС выгружали бы дополнительно к уже реализованным СЭМДам еще один – сведения о временной нетрудоспособности, которые затем уже автоматически и по единому защищенному каналу связи на федеральном уровне поступали в соответствующую ИС ФСС и далее были доступны ФСС и работодателям в том виде, как это реализовано сейчас.

Мы питаем надежду, что может быть со временем примерно такая реализация и будет обеспечена. А сейчас единственной возможностью избавить врачей от хотя бы двойного ввода является интеграция всех применяемых МИС (а их в стране не один десяток создан и внедрен!) с ЕИИС ФСС. Для этого на сайте ФСС по адресу >>> опубликована техническая документация, описывающая подключение к сервису, имеется тестовая и промышленная среда. Скорее всего, затраты на такие работы понесут традиционно МО и разработчики МИС – но, видимо, на этот праздник жизни мы повлиять уже не в силах.

С 1 июля 2017 года начал действовать обновлённый электронный лист нетрудоспособности. С этого момента проект перестал быть пилотным, а электронные больничные стало возможным оформлять во всех регионах и городах России.

Зачем ввели электронный больничный?

Изначально документ вводили, чтобы сократить количество бумажной волокиты и утомительных походов за подписями и печатями. А еще уменьшить число ошибок при заполнении и сложности с закрытием больничного. Ну и чтобы избавиться от бланков-подделок, которые иногда было довольно сложно выявлять. Согласно статистике, от 3 до 5 % больничных ежегодно сдаются в испорченном виде, поэтому с 2016 года началось внедрение электронного больничного.

Электронные больничные начали действовать после официальной публикации ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ, который добавлял к бумажному электронный формат больничного. Если застрахованное физлицо даст свое согласие, то в автоматизированной информационной системе, контролируемой ФСС, сформируется электронный листок нетрудоспособности.

Важно! Чтобы начать использование электронных больничных, вам нужно внести изменения в учетную политику и добавить учет таких больничных по аналогии с бумажными.

В чем профит электронных больничных:

прозрачность и доступность для отслеживания статуса сотрудника;
защита от кражи и подделок;
профилактика штрафов работодателям со стороны ФСС за ошибки;
отсутствие необходимости в хранении бланков строгой отчётности.

Ок, мы хотим подключить электронный больничный. Как это сделать?

Вам нужно на сайте ФСС создать личный кабинет. Вы также подписываете с фондом документ о том, что у вас будет некое единое информационное пространство по больничным листам. Этот документ можно посмотреть и скачать на сайте налоговой в разделе с типовыми формами.

Работодатель не обязательно должен пользоваться новым видом больничных и регистрировать личный кабинет, он вправе принимать и бумажные бланки. Но когда обмен клиника-работодатель уже настроен, право на выбор вида больничного переходит к сотруднику.

Кстати, медицинские организации тоже имеют право выбора — электронный или бумажный листок.

Бывают нестандартные ситуации. Допустим, клиника работает с электронными больничными. Врач спрашивает у больного, какой лист нетрудоспособности ему нужен. Пациент говорит: электронный. Но его работодатель ещё не внедрил такие больничные. Значит, нужен бумажный листок. Поэтому кадровик должен заранее предупреждать сотрудников о том, какой вид больничного брать.

Алгоритм действия электронного больничного

Что должен делать работодатель при заполнении больничного? Соблюдайте следующий порядок действий:

получаете от работника его номер электронного листка нетрудоспособности;
запрашиваете в ФСС данные согласно СНИЛС и номеру электронного больничного листа;
заполняете больничный данными из ФСС;
подписываете документ электронной подписью;
посылаете обновленный больничный обратно в ФСС;
делаете расчет и производите уплату пособий (если у вас зачетная система оплаты больничных);
вносите данные в реестр по выплате пособий;
подписываете реестр электронной подписью и передаете его в ФСС (если у вас прямые выплаты).

Важно! Не каждая больница может выписать электронный больничный. Нужно подключение к медицинской инфосистеме, а это сделали еще не все больницы.

Допустим, больница подключена. После того как в медучреждении закроют больничный, информация автоматически поступит в соцстрах по месту работы сотрудника. Пациент при выписке получит свой номер электронного листка нетрудоспособности. Этот номер надо отнести в бухгалтерию. А бухгалтер всю информацию по больничному увидит в системе.

Личные кабинеты для электронного больничного

Их всего три — кабинет застрахованного (больного), кабинет страхователя (сам работодатель) и кабинет МСЭ. На сайте ФСС подробно описано, для чего они нужны и что в них можно делать.

Кабинет страхователя дает возможность:

брать данные из электронного больничного, если медорганизация его закрыла;
печатать их;
вносить данные в больничные.
cохранять больничные в формате xml-файл — это нужно для выгрузки файла в ЕРП-систему или бухгалтерскую программу для формирования и подписи реестров с последующей отправкой в ФСС;
просматривать поданные в ФСС реестры;
находить пособия в ФСС по прямым выплатам;
смотреть журнал данных, переданных работодателем в соцстрах;
сохранять у себя xml-файл с ошибками в реестре и пособиях, которые были обнаружены после проверки.

Кабинет застрахованного дает возможность:

искать и просматривать электронные листки нетрудоспособности;
печатать их;
смотреть, какая сумма по пособиям вам начислена.

Кабинет для медико-социальной защиты дает право:

просматривать данные электронных листков нетрудоспособности специалистами бюро;
вводить и корректировать данные бюро МСЭ, которыми можно дополнить сведения электронных листков нетрудоспособности.

Электронные больничные и удобная работа по сотрдуникам доступна в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями бесплатно в течение 14 дней: ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе совместно с коллегами.

С 14 июля прошлого года проект по замене бумажных больничных листов электронными перестал быть пилотным. Вследствие этого оформить документ в цифровом виде стало возможным не только в отдельных регионах-участниках задумки, но и по всей территории России. Ответы на вопросы «что собой представляет электронный больничный лист в 2019», «как его оформлять и с ним работать», а также многие другие часто задаваемые, представлены в статье.

Что собой представляет электронный больничный лист в 2019 году

В случае потери трудоспособности (а также вынашивания ребенка и его дальнейшего рождения) работник, временно неспособный выполнять свои обязанности, обращается в соответствующее лицензированное медучреждение для получения с целью подтвердить отсутствие на рабочем месте и получить полагающуюся (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 № 624н). По факту выздоровления он демонстрирует документ нанимателю.

Электронный больничный ничем не отличается от бумажного аналога – регламентируется ФЗ № 255, имеет привычные графы, поля, также должен визироваться. Разница состоит лишь в том, что формируется и хранится он в специализированной информационной базе и заверяется усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) (как лечебной организации, так и ответственного за лечение врача, а, в дальнейшем, еще и управленца).

В качестве основной цели его введения заявлено упрощение документооборота участников процесса подтверждения и оплаты временной нетрудоспособности и освобождение от бумажной волокиты врачей для выполнения ими своих непосредственных лечебных функций.

Что касается обязательности его применения всеми работодателями, то на сегодняшний день присоединение к программе – дело сугубо добровольное.

Наниматель, отказавшийся принять в ней участие, вправе направить подчиненного на переоформление документа, если тот предоставляет его в электронном виде. Врач должен отметить в электронном листке факт прекращения его действия и выдать бумажный аналог (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Таким образом, резкого перехода на такой формат больничного не предвидится, а привычные бумажные бланки будут утрачивать свою юридическую силу постепенно. Конечная дата тотальной оцифровки ни в одном документа не приведена.

Преимущества и недостатки электронного больничного листа

Переход на использование электронного больничного, как и любое другое решение макроэкономического уровня, неизменно влечет за собой определенные последствия (не только положительные, но и отрицательные), которые следует знать.

Под первыми подразумевается следующее:

потребность врачебного персонала в посещении курсов повышения квалификации с целью научиться работать в новом ПО. Для медиков старшего возраста она может быть невыполнима, вследствие чего они становятся претендентами на увольнение;
невозможность полного устранения человеческого фактора;
потребность в компьютерном обеспечении медучреждений по всей России;
возможность сбоев и неполадок в системе, которые негативно повлияют на процесс оформления больничного;
потребность в реорганизации ведомственных учреждений и структур с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных.

Порядок взаимодействия сторон, задействованных в оформлении и оплате больничного

Прежде всего, сотрудник, временно неспособный выполнять свои функции из-за болезни или беременности, должен обратиться к лечащему врачу в медучреждение, имеющее доступ к автоматизированной системе (базе) ЕИИС «Соцстрах» и выбрать, в каком формате открывать больничный – в бумажном или электронном.

Если выбор пал на второй вариант, пациент собственноручно пишет согласие на его оформление и, следовательно, обработку личных сведений. После его получения медработник через личный кабинет:

открывает больничный в базе ФСС;
закрывает его все в то же базе;
выдает гражданину печатный талон с номером электронного документа, периодом нетрудоспособности, который передается работодателю в первый день выхода на рабочее место после отсутствия.

Сотрудник бухгалтерии:

заходит в раздел «Электронные листки нетрудоспособности» личного кабинета страхователя-работодателя;
по номеру больничного (либо с помощью других фильтров. Например ФИО штатной единицы, ее СНИЛСа) находит документ в базе сайта ФСС;
вносит сведения в отведенную для заполнения им часть документа (помимо личного кабинета, сделать это можно в программе «АРМ Подготовка расчетов для ФСС», скачиваемой на компьютер);
рассчитывает больничные выплаты.

Все данные о расчетах по больничным уходят в ФСС автоматически после сохранения изменений работодателем.

Действия по переходу на электронный больничный лист в 2019 году

Работодатель, принявший решение перейти на электронный документ, должен:

оповестить об этом подчиненных, поставить их в известность о том, что они также могут контролировать содержание больничного и начисленные на его основании выплаты;
поставить в известность бухгалтерскую службу. Не забыв упомянуть, что бумажные аналоги также сохраняют свою силу;
инициировать внесение корректировок в Ученую политику, позволяющих принимать в обработку электронные бланки.
завести личный кабинет, требуемый для работы в ЭБ.

Последний пункт действий работодателя с электронным больничным листом подразумевает следующие его шаги:

получение электронной подписи, совместимой с ЕИИС «Соцстрах» путем ее приобретения в ближайшем аккредитованном удостоверяющем центре (полный перечень которых представлен на сайте Минкомсвязи). В случае ее наличия (например, для подтверждения сдаваемых через ТКС отчетов), важно уточнить, подходит ли она для работы на сайте ФСС;
регистрация на Портале госуслуг РФ;
саморегистрация в качестве физлица и подтверждение своей учетной записи (путем обращения в Центр обслуживания, получения кода на e-mail, использования Универсальной электронной карты). Это позволит иметь доступ ко всем разделам портала.
создание учетной записи юрлица (или ИП) через свой кабинет;

Сотрудники также должны зарегистрироваться и иметь свои личные кабинеты.

заключение с ФСС договоренности о сотрудничестве в информационном пространстве. Для этого следует подать завизированное бумажное соглашение (скачать которое можно на сайте ФСС) в отделение Фонда.

После этого можно будет работать в своем кабинете в качестве страхователя. В нем приводится список больничных всех членов коллектива, причем работать разрешено только в тех, которые уже закрыты.

Диагноз сотрудника в электронном документе шифруется, поэтому сразу его определить не выйдет. Невозможно ознакомиться и с бланками, полученными подчиненным на предыдущем рабочем месте.

Сведения из вкладок «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» корректировать нельзя – только просматривать.

Кроме того, личный кабинет страхователя позволяет:

Исправление ошибок в электронных больничных

Осуществить корректировки в электронном документе легче, чем в бумажном аналоге. Для этого необходимо:

внести требуемые изменения в записи работодателя;
указать их причину;
подписать документ;
повторно отправить его в ФСС.

Итак, вся работа с электронными больничными осуществляется через личный кабинет (страхователя, застрахованного сотрудника и МСЭ) на сайте ФСС, а также спецпрограмму, которую требуется установить на компьютер. Скачать данное ПО, а также инструкцию по работе с ним, можно также на сайте Фонда. При этом, бумажные бланки все еще актуальны, хотя медленно утрачивают свою юридическую силу.

Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусмотрено введение с 1 июля 2017 года электронных листков нетрудоспособности (больничных). Как будет выглядеть процедура оформления и оплаты электронных больничных листов? Что нужно делать работодателю для выплаты пособий по электронным больничным? Что нужно знать бухгалтеру о нововведении? Чем и когда определили штрафы за бездействия работодателя по переходу на больничные в электронном виде? Давайте разбираться.

Больничные листы: вводная информация

Медицинские лицензированные организации (например, поликлиники) выдают работающим физическим лицам листки о болезни при утрате трудоспособности. Также листки нетрудоспособности выдаются для подтверждения права на отпуск по беременности и родам, а также на период ухода за нездоровыми членами семьи (например, детей). Такие листки принято называть просто «больничными».

По общему правилу, сотрудник должен предъявить работодателю (компании или индивидуальному предпринимателю) больничный листок в день выхода на работу. Ведь именно этим документом он может обосновать свое временное отсутствие на работе (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 № 624н).

Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.

Действия работодателя до 1 июля 2017 года

Работодатель, получивший листок нетрудоспособности до 1 июля 2017 года, обязан назначить и выплатить работнику полагающееся ему пособие. Или же передать пакет документов в подразделение ФСС, если в регионе действует пилотный проект по выплате пособий напрямую из фонда. То есть, в любом случае, работодатель тем или иным образом должен взаимодействоват с листками нетрудоспособности.

Получив больничный лист, работодателю обязательно требуется заполнить раздел больничного «Заполняется работодателем». Этот раздел заполняется печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой заполнять этот раздел нельзя. При этом все записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

Расходы на пособия, которые выплачены по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ). Кроме того, проблемы возникнут, если недобросовестный работник представил в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничны листок.

Что меняется с 1 июля 2017 года: введение электронных больничных

В соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские организации всех регионов вправе (и должны!) оформлять больничные листки в электронном виде. Как это будет?

С 1 июля 2017 года будут действовать оба формата больничного: «бумажный» и электронный. Врач медицинской организации оформит больничный листок либо в печатном виде, либо в электронном виде с согласия сотрудника. Данные электронного больничного занесут в специальную базу ФСС России. Она же будет доступна и работодателям. Схема взаимодействия будет выглядеть так:

Как подготовиться работодателям

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. В личном кабинете можно будет получить уведомление о поступлении электронного больничного и в электронном виде заполнить раздел «Заполняется работодателем».

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

получение данных нового электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), закрытого в медицинской организации;

просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;

ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН, в т.ч. с количеством периодов нетрудоспособности более 3х;

экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла в ПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС

поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;

поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;

просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл

просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;

формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;

просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;

подача заявки на запись на прием в региональное отделение ФСС (по вопросу консультаций в части прямых выплат).

Вместе с этим, работодатели вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Но в таком случае сотрудники такого страхователя смогут получить только «бумажные» листки нетрудоспособности. Электронные больничные будет для них недоступны, поскольку сотрудники из ФСС не найдут страхователя в единой информационной базе.

Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень - бумажный или электронный.

Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название организации-работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей и т. д. Если листок выдан более чем на 15 дней, то необходимы также подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Плюсы электронных больничных

Организациям и ИП не обязательно подключаться к системе обмена электронными больничными. Штрафов за то, что компания не перешла на электронные больничные пока не предусмотрено. Однако, по нашему мнению, в переходе на электронные больничные листы с 1 июля 2017 года смысл есть. Электронный больничный, как минимум, удобнее, чем бумажный. Его проще заполнять, не требуется следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати и прочее. Более того, ФСС не потребуется переживать, что работник сдал работодателю поддельный рабочий лист.
Заметим, что электронные больничные листки вводят по результатам пилотного проекта. В 2015-2016 годах электронные больничные выдавали в Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, а также в Хабаровском крае, Татарстане и Крыму. Вместе с электронными листками медицинские работники врачи формировали больничные и на бумаге. За это время в эксперименте приняли участие 150 организаций, а листки нетрудоспособности в электронном виде получили полмиллиона человек. В итоге – эксперимент оказался успешным.

Недавно мой друг рассказал, что ему отказали в выдаче электронного больничного в больнице. Мой друг расценил этот поступок в качестве нарушения законодательства, однако нужно понимать, что на сегодняшний момент далеко не все больницы подключены к электронной базе данных, поэтому отказ мог быть вполне законным.

Ниже мы узнаем о том, как посмотреть электронный больничный лист и какие программы и сайты для этого нужны.

Электронный больничный лист (электронка) — это специальная справка, которая подтверждает факт лечения работником какой-либо болезни, из-за которой работник не мог определенное время выполнять свои трудовые обязанности.

Также электронка распространяется на случаи беременности, карантина и ухода за третьими лицами, которые являются членами семьи работника. Эта справка открывается работником у врача в результате прохождения обследования, которое подтвердило, что человек действительно нуждается в лечении.

Раньше больничные справки оформлялись только в бумажном виде, однако в 2019 году этот документ можно оформить и в электронном виде по просьбе больного (однако можно оформить и бумажный документ).

По всем своим ключевым особенностям электронка ничем не отличается от бумажного средства учета с тем лишь исключением, что она оформляется, хранится и передается в различные учреждения в электронном виде. На сегодняшний день оформить электронку можно не во всех больницах, а только в тех, которые подключены к электронной системе «Соцстрах».

В общем случае электронка оформляется так:

При обращении работника в больницу доктор в специальной программе ФСС создает новый больничный в электронном виде. Все сведения о прохождении лечения вносятся именно в этот документ.
По завершении лечения доктор сообщает работнику специальный учетный номер электронки, а также отправляет копию электронки в программу «Соцстрах».
Выздоровевший работник передает в бухгалтерию учетный номер электронки.
Бухгалтер по номеру работника находит электронную копию электронки в базе данных системы «Соцстрах» и заполняет свою часть справки. Потом бухгалтер отправляет электронку в ФСС.
После получения документа ФСС рассчитывает и выплачивает все необходимые пособия.

Как работнику посмотреть электронку

Электронную справку может посмотреть как сам работник, так и работодатель. При этом следует учитывать, что этот документ конфиденциален, поэтому работодателю некоторые пункты электронки могут быть не видны (например, обычно работодатель не знает тип заболевания, которым болел его сотрудник).

Чтобы работнику посмотреть электронку, нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг согласно общему алгоритму (пройдите первичную авторизацию с помощью логина и пароля, введите данные о себе в специальные поля, пройдите аутентификацию любым удобным вам способом и так далее).
После этого откройте официальный портал Фонда социального страхования и выберите пункт «Личный кабинет» или перейдите по прямой ссылке http://cabinets.fss.ru
Выберите пункт «Кабинет застрахованного лица» и введите логин и пароль, который вы используете для входа на портал Госуслуг.
Если вы правильно ввели логин и пароль, то в таком случае откроется специальное окошко, где будут перечислены все сведения об услугах, которые вам оказал ФСС (в основном это различные пособия — по нетрудоспособности, родам, безработице и так далее). Здесь же вы можете найти и распечатать копию своего электронного листка.
Обратите внимание, что через кабинет застрахованного лица вы также можете узнать номер ЭЛН, который вы обязаны сообщить работодателю для получения пособия. Поэтому если вы потеряли номер, который выдал вам доктор, то через личный кабинет ФСС вы сможете узнать утраченный номер. Также следует понимать, что через личный кабинет ФСС вы можете только посмотреть и распечатать электронку, а вносить какие-либо изменения вы не можете.

Как работодателю посмотреть электронку

Давайте теперь узнаем, как найти электронку работодателю. На сегодняшний день все крупные и средние работодателя обязываются подключиться к специальной базе данных ФСС, с помощью которой можно вести учет электронных листков.

При этом нужно понимать, что в случае оформления работником электронки работодатель обязывается заполнить свою часть листка с помощью компьютера после того, как сотрудник организации будет выписан из больницы.

Электронка позволяет также получить работодателю компенсационную выплату из ФСС на работника, а размер денежной помощи в случае бумажного и электронного оформления не различается. В общем случае процедура заполнения листков и получения компенсации выглядит следующим образом:

Работодатель заключает специальное соглашение с каким-либо региональным отделение ФСС на предоставление доступа к базе данных.
Работодатель регистрируется в специальной ФСС-программе под названием ЕИИС «Соцстрах». Учет и оформление всех электронных и бумажных документов осуществляется именно в этой программе.
Работодатель обязывается за свой счет обучить бухгалтера, чтобы он научился пользоваться программой «Соцстрах». Также закон разрешает нанять дополнительного бухгалтера, который уже владеет правилами пользования программой.
Бухгалтер после прохождения обучения должен получить в каком-либо государственном учреждении (например, в МФЦ) специальную электронную подпись, которая будет подтверждать электронные справки о прохождении работником лечения. Все служебные расходы на оформление обязан взять на себя работодатель.
Оформление готово. Если какой-либо человек открыл справку на прохождение лечения, то по завершении лечения сотрудник обязан сообщить бухгалтеру специальный код, который является идентификационным номером справки. После этого бухгалтер с помощью программы «Соцстрах» находит листок сотрудника и заполняет свою часть справки. Потом он рассчитывает и выплачивает компенсацию на лечение в течение не более 10 дней после получения справки, а также подает сведения о больничном в ФСС — через некоторое время работодатель получает денежное возмещение на лечение человека из ФСС.

Заключение

Теперь вы знаете, где посмотреть электронный больничный работнику и работодателю. Подведем итоги. Если больница и работодатель подключены к базе данных «Соцстрах», то в таком случае работник может оформить больничный в электронном виде.

По всем ключевым характеристикам электронка ничем не отличается от стандартного бумажного документа учета.

Работодатель может посмотреть и заполнить свою часть документа с помощью программы ФСС «Соцстрах». Работник же в свою очередь может найти все свои электронки через сайт ФСС, а для получения доступа к этому сайту ему нужно зарегистрироваться на портале Госуслуг и пройти идентификацию.