Процесс общения бухгалтеров с контрагентами нередко занимает немало времени, а иногда приводит к нежелательным последствиям. Как сэкономить время и эффективно наладить взаимодействие? На эти и другие вопросы нашему корреспонденту ответила опытный главный бухгалтер Хорезмского территориального управления Государственной строительной экспертизы Ирина ИВАНОВА.
- Контрагенты быва-ют разные, со своими плюсами и минусами. Расскажите, пожалуйста, с какими вам приходилось работать?
За годы своей деятельности встречала многих. Говоря о контрагенте, стоит забыть на минуту, что это сторона гражданско-правовых отношений, возможно, юридическое лицо. Для меня прежде всего это люди со своими достоинствами и недостатками. Конечно, с профессиональной точки зрения. Встречаются добросовестные и грамотные, ответственные. Бывают и невнимательные, которые могут потерять документ. Также «головная боль» любого бухгалтера - непунктуальные, часто запаздывающие с предоставлением необходимой документации. Некоторые со временем справляются с подобными недостатками, но есть и такие, для кого такое поведение - «хроника». Последних я бы охарактеризовала как халатно относящихся к своему делу. Конечно, человеческий фактор еще никто не отменял, но грамотный специалист никогда не позволит себе таких промахов без уважительной на то причины.
- Каковы уважительные причины в таком случае?
Бывают ситуации, когда просят заменить документ при наличии слабого оттиска печати. Со временем такая печать выцветает и становится не пригодна к «чтению». Соответственно, этот документ необходимо продублировать. Или еще интересный случай из моей практики. Меня попросили сделать копию договора, так как оказалось, что подпись руководителя на оригинале не соответствовала его подписи в казначействе. Работать с организациями, чье финансирование проходит через казначейство, всегда непросто. В нашей ситуации, в условиях отдаленности от столицы, мы иногда сталкиваемся с задержкой оформления той или иной документации, которая регистрируется в столице. Конечно, все понимают этот момент и стараются найти соответствующий компромисс в рамках законодательства.
- Как контрагенту избежать подобных моментов и не быть обвиненным в халатности?
- Прежде всего работать над собой, совершенствоваться, повышать уровень своих знаний, перенимать опыт успешных в своем деле специалистов. Нередко в таких случаях выручает автоматизация документооборота. Использование электронных средств для управления документами сегодня не редкость и великолепно экономит время и деньги. Также помогает выстраивание приоритетности. Очень важно, чтобы бухгалтер сам занимался этим разграничением, иначе существует опасность попадания в один список всех имеющихся контрагентов.
- Какие контрагенты самые «опасные»?
Недобросовестные, которые стараются тем или иным способом обойти закон, скрывая, к примеру, свой доход. Работая с ними, можно подставить себя под удар. Поэтому, к примеру, перед подписанием договора необходимо потребовать у контр-агента лицензию на право деятельности, проверить адрес регистрации, навести справки. Я не сталкивалась с так называемыми фирмами-однодневками, но это не означает, что их не существует.
- Стоит ли бухгалтеру налаживать отношения с контрагентами? Или достаточно разработать собственные требования к оформлению и срокам передачи документации?
Оформление специальных регламентирующих документов, где будут оговорены часы приема для бухгалтерии, график документооборота, порядок приема-передачи, возможно. Подобный способ нечасто встречается, особенно в малом бизнесе. Также данный метод не целесообразен при работе с контрагентами, от которых зависим мы, например, с госструктурами. «Навязывать» им свои условия бессмысленно. В обоих случаях важно устанавливать доброжелательные взаимовыгодные контакты. Но ни в коем случае не должно быть панибратства. Именно оно зачастую и служит причиной задержек необходимой документации, когда «друзья» начинают просить отсрочки, уступки и пр. Я бы посоветовала регулировать этот момент в системе внутреннего учета. К примеру, благодаря отчету о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может контролировать документы, поступившие с опозданием или не поступившие вообще.
- Представьте себе ситуацию, что впереди налоговая проверка, а у вас недостает какого-либо акта или счета-фактуры. Ваш контр-агент опаздывает с предоставлением документа, а время поджимает… Как в такой ситуации не получить стресс и не сорваться?
Когда я чувствую, что «начинаю закипать», я тут же прекращаю свою работу и переключаю свое внимание на другие занятия. Элементарно можно устроить себе 5-минутный кофе-брейк. Нередко в таких ситуациях проблема перестает ею быть. Этот прием помогает и в других стрессовых ситуациях. Бывает, я «теряю» в балансе 2 сума и сутками ищу их. Как здесь не понервничать? А когда я ненадолго отпускаю ситуацию, а потом возвращаюсь к ней в спокойном состоянии - получаю нужный мне результат. Бухгалтерия - очень точная наука, где даже сложные задачи находят свое решение. Главное - дать этому время и возможность.
Успешному взаимодействию с контрагентами могут помочь:
наличие специальных электронных программ, способствующих автоматизации процесса;
разработка регламентирующих документов о ведении документооборота;
определение приоритетности в работе с клиентами;
регулирование процесса документооборота посредством внутреннего учета;
конструктивная и позитивная коммуникация в рамках профессионального общения;
особое внимание к новым и малоизвестным контрагентам во избежание возможных отрицательных последствий.
Секреты
успешной практики узнавала Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
В данной статье представлен кейс об организации взаимодействия с основными контрагентами проекта, который является частью инвестиционной программы по техническому развитию одного из предприятий Компании в г. Днепропетровске.
О проекте
Для того чтобы лучше понять, что представляет собой проект, о котором далее пойдет речь в статье, на рис.1 представлена основная технологическая линия по переработке сырого угля в пыль и ее вдувания в доменные печи. Данная технологическая цепочка и является основным объектом строительства и пуска в эксплуатацию в проекте по вдуванию пылеугольного топлива (ПУТ).
Рис.1. Основная технологическая схема проекта ПУТ.
На рис.1 представлены фото фрагментов данной технологической цепочки при реализации подобного проекта на другом предприятии Компании. На фото видно, что все объекты технологической цепочки представляют собой довольно габаритные здания и сооружения. Несмотря на то что, установка ПУТ в г. Днепропетровске является менее мощной, чем в Нижнем Тагиле, структура технологической цепочки и объем основных объектов являются сопоставимыми.
«Правила игры» с проектировщиком
С чего мы начали реализацию проекта? Мы пригласили к нам на предприятие девять основных проектных институтов России и Украины по проектированию металлургических заводов для того чтобы рассказать им: первое - о нашем проекте, второе - о том как мы собираемся реализовывать данный проект (фазы проекта, распределение ответственности и т.д.), третье - о том, какие проблемы взаимодействия между Генеральным проектировщиком (ГП) и Заказчиком мы видим.
Какие проблемы взаимодействия ГП и Заказчика мы выделили.
Неопределенность ответственности. Что имеется в виду: известно, что часть работ по проектированию в виде базисного инжиниринга выполняется поставщиком оборудования, а более детальное проектирование в виде стадий П и РД выполняется проектным институтом. Поэтому часто возникает ситуация, когда граница ответственности между проектным институтом и поставщиком оборудованием за те или иные объекты проекта четко не прописана, что приводит в дальнейшем к возникновению дополнительных соглашений на дополнительные работы и, как следствие, к увеличению бюджета проекта. Или ситуация, когда не понятно кто когда и какие данные должен передать проектному институту, чтобы он смог начать выполнение того или иного этапа проектирования.
Плохие коммуникации. Проектный институт часто не имеет прямого контакта с поставщиком оборудования и поэтому все текущие вопросы, которые возникают в процессе работы либо решаются в течение длительного времени, либо «подвисают» на неопределенный срок и, впоследствии, приводят к сдвигу графика всего проекта. С другой стороны, Заказчик может быть не всегда хорошо информирован о тех проблемах, с которыми столкнулся в процессе работы проектировщик и о возможных путях решения этих проблем.
Недостаточная мотивация. Проектировщик не всегда заинтересован в оптимизации предлагаемых решений, поскольку, как правило, любая оптимизация приводит к упрощению технических решений и, как следствие, к сокращению объемов проектно-сметной документации и стоимости контракта с проектным институтом.
На нашей встрече с проектными институтами все проектировщики согласились, что, действительно, такие проблемы существуют и что обе стороны заинтересованы в их решении. После этого мы предложили проектным институтам прописать в нашем с ними договоре ряд процедур, требований и правил, которые бы регулировали наши отношения с ними в процессе работы.
Итак, какие условия мы договорились прописать в договоре.
- Разработка основных технических решений (ОТР) будет выполняться на основе технико-коммерческих предложений поставщиков оборудования, а не аналогов, которые часто используют проектные институты. Таким образом, мы можем повысить точность оценки бюджета проекта.
- Границы проектирования между поставщиком и проектировщиком, технологическая схема и объем поставки обсуждаются и утверждаются на трехсторонней встрече «Заказчик – Проектировщик – Поставщик оборудования».
- График обмена исходными данными между проектировщиком и поставщиком фиксируется отдельным документом.
- Главный инженер проекта (ГИП) со стороны проектировщика – не формальная фигура, а лицо, наделенное определенными полномочиями и ответственностью, которые позволят ему быстро и эффективно принимать оперативные решения в процессе реализации проекта.
- Генеральный проектировщик не просто передает Заказчику свои проектные решения, а проводит их защиту с обоснованием их целесообразности.
Данные условия были благоприятно приняты со стороны потенциальных проектировщиков, возможно, за исключением условия, в котором мы просили наделить ГИПа широкими полномочиями по принятию решений и согласовать с нами (Заказчиком) кандидатуру ГИПа перед его официальным назначением. На наш взгляд, это вызвано тем, что данное требование Заказчика не совсем вписывается в привычную для многих проектировщиков структуру управления проектом.
Предквалификация проектировщика
Следующим нашим шагом по реализации проекта было проведение предквалификации среди потенциальных проектировщиков. Какие цели мы преследовали в этом процессе:
- Получить адекватную предварительную оценку стоимости проекта и, как следствие, оценку его эффективности для получения возможности двигаться дальше по проекту;
- Генеральный проектировщик должен подтвердить свою заинтересованность и возможность выполнить данный проект.
На этапе предквалификации нами были поставлены следующие задачи:
- Разработка принципиальных технологических решений (или вариантов решений);
- Привязка технологии к Генеральному плану предприятия;
- Оценка качества инфраструктуры;
- Оценка объемов строительно-монтажных работ (СМР);
- Обсуждение условий договора.
В результате проведения предквалификации из девяти проектных организаций были приглашены к тендерным процедурам только четыре.
Прогнозный бюджет проекта по результатам предквалификации был оценен в 77 млн. долл.
Разработка оптимального технического решения
На рис.2 приведена схема разработки ОТР, примененная на нашем проекте. Основная идея данной схемы заключается в том, чтобы создать конкурентную среду между проектными организациями и потенциальными поставщиками оборудования при разработке ими ОТР, на основе которых будут рассчитываться эффекты, бюджет и сроки проекта. Конкурентная среда между контрагентами создается за счет выбора не одного, а двух проектировщиков, каждый из которых должен разработать по два варианта ОТР для разных поставщиков оборудования. В итоге после выполнения данной фазы проекта мы имеем четыре варианта ОТР, из которых выбираем тот вариант, при котором достигается максимальный эффект от проекта.
Рис.2. Схема разработки и выбора основных технических решений проекта.
Таким образом, получается, что, с одной стороны, мы платим дважды (так как выбрали двух проектировщиков) за выполнение одной и той же работы, а, с другой стороны, мы компенсируем эти дополнительные затраты за счет того, что проектировщики и поставщики оборудования стремятся разработать более оптимальное техническое решение.
Поставщик оборудования – оптимизация объемов СМР
В процессе разработки ОТР мы много раз обсуждали с поставщиками оборудования возможные варианты снижения объемов СМР. На рисунке 3 показан пример подобных решений. Как видно из рисунка в процессе оптимизации технологической цепочки поставщик оборудования уменьшил объем бункера хранения сырого угля (Δ1) (при сохранении гарантий бесперебойности поставок угля на следующий участок технологической цепочки), что позволило уменьшить, и как следствие облегчить, здание, в котором располагался бункер (Δ2). Уменьшение высоты здания бункера сырого угля позволило отказаться от дорогостоящего вертикального конвейера, заменив его на более дешевый – наклонный (Δ3). Затем поставщик предложил (впервые в своей практике) инновационное решение по интеграции главного рукавного фильтра с бункером готового ПУТ (Δ4), что привело к изменению высоты здания хранения готового ПУТ и соответствующему уменьшению объема металлоконструкций (Δ5).
Рис.3. Пример оптимизации объемов СМР поставщиком оборудования.
Что было важно для нас, как для Заказчика, в данной работе это то, что поставщик оборудования, изменив свою технологию, уменьшил объем поставки своего оборудования и, как следствие, уменьшил стоимость своего контракта. Таким образом, поставщик пренебрег своими интересами ради интересов Заказчика.
Что лучше цена или условия контракта
В процессе разработки ОТР мы оценивали не только стоимость оборудования, объемы СМР, которые потребуются для монтажа данного оборудования, но и вели обсуждение с поставщиком оборудования об условиях контракта, которые, на наш взгляд, могут оказать существенное влияние на окончательный выбор поставщика. На рисунке 4 приведен пример нескольких из подобных условий.
Рис.4. Пример нескольких условий контракта с поставщиком оборудования
Проведенный в процессе работы с поставщиками анализ ТКП и условий договоров показал, что, несмотря на то, что Поставщик 2 предоставил более низкую стоимость оборудования, риски, связанные с условиями контракта на поставку, будут стоить больше, чем выгода от разницы в цене с Поставщиком 1.
Выбор проектировщика: качество или коммуникации
В результате работы по разработке ОТР, после нескольких итераций оптимизации объемов СМР, мы получили от двух потенциальных Генеральных проектировщиков практически идентичные варианты бюджетов проекта. В такой ситуации перед нами встал вопрос кого из двух проектировщиков нам выбрать. На рисунке 5 показана таблица с теми критериями, на основе которых мы проводили сравнение работы с данными проектными организациями.
Рис.5. Таблица оценки качество работы проектировщиков.
Как видно из таблицы (рис.5) несмотря на то, что Проектировщик 1 выполнил все работы в срок и с минимальными корректировками, он тяжело реагировал на любые пожелания Заказчика и постоянно пытался пересмотреть «правила игры», о которых договорились ранее. В то же самое время Проектировщик 2 соблюдал все ранее достигнутые договоренности по подходам к взаимной работе, а также старался «услышать» все пожелания Заказчика в процессе разработки технических решений. Из этой истории мы сделали для себя вывод, что от ошибок никто не застрахован, и для нас лучше работать с контрагентами, которые ошибаются и «слышат» нас, чем, с теми, которые ошибаются меньше, но «слушать» отказываются.
Аудит подрядчика – не просто проверка мощностей, но и новые идеи
Параллельно выполнению ОТР мы начали работу по поиску потенциальных генеральных подрядчиков, способных и желающих поучаствовать в нашем проекте.
После составления списка потенциальных подрядчиков мы провели аудиты данных организаций с выездом в офисы управления строительством, посещением материально-технических баз и действующих строительных площадок.
При проведении аудита мы обращали внимание на следующее: качество управления (процессы планирования, программное обеспечение), персонал (количество ИТР, проектных менеджеров), материальная база (производственная база по металлоконструкциям, парк техники), опыт.
Во время одного из аудитов, подрядчик продемонстрировал нам на одном из своих текущих объектов пример технического решения (трубчатый конвейер), который, по его мнению, мог существенно упростить техническое решение уже нашего проекта, а также существенно сократить его бюджет. Применение трубчатого конвейера по перевозке сырого угля позволяет за счет своей формы огибать различные здания и сооружения и, тем самым, сокращать количество сносов и переносов тех зданий, и сооружений, которые могут понадобится при внедрении новой технологии на существующем производстве.
В результате аудита потенциальных подрядчиков из 17 организаций на этап предквалификации вышло 7.
Предквалификация Генерального подрядчика
После проведения аудита, мы перешли ко второму этапу отбора подрядчиков – предквалификация. Предквалификация генерального подрядчика подразумевает решение подрядчиков ряда задач, которые представлены на рисунке 6.
Рис. 6. Цели и задачи предквалификации строительных организаций.
В результате предквалификации потенциальных подрядчиков из семи организаций на этап тендерных процедур вышло три.
Генеральный подрядчик. Контракт «2 ключа» лучше, чем «3 ключа»
Следующим вопросом при реализации проекта стал вопрос о выборе схемы контрактации: 1, 2 или 3 ключа. Схема «1 ключ» подразумевает, что все работы (проектные работы, поставка оборудования и СМР) выполняются одним контрагентом. «2 ключа» - за проектные и строительные работы отвечает один подрядчик, а за поставку оборудования другой. «3 ключа» - это схема с тремя отдельными контрактами: с Генеральным проектировщиком, Генеральным подрядчиком и Поставщиком основного оборудования. На рисунке 7 представлена таблица сравнения данных схем контрактов. Следует сразу отметить, что процесс и критерии выбора схемы контракта не является универсальными и зависят от сложности проекта, рынка подрядчиков в регионе, в котором реализуется проект, а также компетенций рабочей группы проекта.
Рис.7. Сравнение видов контрактов с подрядчиком.
Исходя из вышеперечисленных условий для нашего проекта была выбрана контрактная схема в «2 ключа».
Результаты текущей фазы проекта
Результаты текущей фазы проекта можно кратко обозначить следующими цифрами:
- Сокращение объемов СМР в среднем на 40-50% (см. рис.8).
- Бюджет проекта – снижен с 77 до 45 млн. долл.
- Получены три коммерческих предложения, соответствующие условиям Заказчика и выше обозначенному бюджету.
Рис.8. Результаты оптимизации объемов СМР.
Выводы
При организации эффективного взаимодействии с контрагентами важно придерживаться следующих принципов:
- Сначала «правила игры» – потом обсуждение договора;
- Сначала проработка договора с контрагентом – потом проведение тендера;
- Предквалификация (аудит) – мало кому из контрагентов нравится, как правило, долго и трудно проходит, но это обязательный процесс для Заказчика проекта;
- Выбор контрагента – это не только его цена, но и его клиенто-ориентированность.
Контрагент - это неотъемлемая часть любого торгового или производственного предприятия. Он руководствуется своими принципами, методами, его деятельность отображается в бухгалтерской отчетности. Контрагенты предприятия - это субъекты, для которых должны быть отдельные документы, в которых зафиксированы все, даже самые мелкие финансовые детали. Но давайте обо всём по порядку.
Общая информация
Для начала давайте определимся с тем, кто же это такой - контрагент. Это, говоря простым языком, обозначение для человека, что противостоит другой стороне определённого процесса в рамках установленных гражданско-правовых отношений. Относительно происхождения данного слова нет единого мнения. Наиболее популярная версия говорит о том, что контрагент - это слово, пришедшее из немецкого языка, которое буквально обозначает «против действующий». Появилось же оно примерно в первой половине восемнадцатого столетия. Другая версия говорит о том, что контрагент - это слово, корни которого находятся во французском языке. Она придерживается мнения, что так называли партнеров по карточным играм. Но кто же сейчас по современным меркам с правовой точки зрения этот контрагент? Это юридическое или физическое лицо, что выступает стороной в осуществляемой сделке. Так можно называть партнеров, что заключают определённый договор. В качестве контрагентов могут выступать самые разные люди, которых связывают с предприятием различные отношения. К ним можно отнести поставщиков услуг, товаров, подрядчиков, сотрудников и покупателей. То есть все те, с кем компания находилась в деловых отношениях (или они в процессе обработки) и заключала деловые контракты. Такой подход предусматривает взаимное равенство и исключение подчинения.
Как заключается договор?
Для этого одна сторона обязана сделать предложение, а вторая - его принять. Благодаря такой особенности процесса заключения договора любая сделка осуществляется в две стадии. В первой составляется письменное предложение о заключении контракта. Он называется «оферта». Вторую именуют акцептом, переход к этой стадии возможен только после предыдущей. После того как они обе успешно пройдены, считается, что сделка была заключена.
Оформление в бухгалтерии
Итак, предприятие заключило с контрагентом контракт. После этого оно вступает в договорные отношения, и тут уже начинается поле работы бухгалтеров. Информацию про каждого партнера компании заносят в единую базу данных. Так, если используется программа 1С, то она хранится в специальном справочнике, где указано полное наименование партнера, его статус, страна регистрации, адрес, телефон и иная информация. Отдельно прописываются банковские реквизиты, что используются при оформлении документов. Следует отметить, что расчеты с контрагентами могут быть разделены на несколько категорий, каждая из которых будет иметь свои особенности. Так, если говорить про поставщиков, то тут возможной является передача материальных ресурсов в кредит (или на иных условиях). Специально для этого бухгалтерией оформляются аккредитивы, чеки, платежные поручения, векселя и иные необходимые документы.
Примеры взаимодействия
Давайте рассмотрим, как действуют контрагенты компании. Это беспроблемные субъекты экономической активности, которые оплачивают услуги и товары без задержек. В таких случаях используется платежное поручение. В случаях, когда у поставщиков возникают проблемы, то расчет может вестись по инкассо. Если проводятся взаиморасчеты предприятия с подрядчиком, то последний просто получает заранее оговоренную сумму. Поэтому в таких случаях расчеты ведут в ведомостях, что закрывают после того, как были выплачены средства. Подобную аналогию можно провести и относительно персонала. Так, расчет с ними тоже проводится по ведомостям, в которых указывается, кто получал аванс, каков был его размер, кому выдали премию или выписали штраф. Для удобства взаиморасчетов с клиентами предприятия бухгалтера используют синтетические счета. В них отображена обобщенная информация про хозяйственные средства, выраженная в денежных суммах. Кроме этого, используются и аналитические счета. Их особенностью является то, что имеющиеся сведения здесь представлены не только в денежных суммах, но и имеют натуральное выражение (штуках, тоннах, литрах и тому подобное).
Специфика
Взаимодействие с контрагентами является важным для любого предприятия, даже которое имеет полностью замкнутый цикл производства и реализации. Не верится? Хотите пример? Что ж, в качестве такового можно привести банк-контрагент. Это финансовое учреждение, в котором находится расчетный счет любого предприятия, без которого оно даже не сможет полностью пройти процедуру регистрации.
Для чего нужны контрагенты?
Давайте рассмотрим ответ на этот вопрос с экономической точки зрения. Когда проводится анализ рынка, то выявление потенциальных покупателей наряду с существующими позволяет предприятию определять своё положение и разрабатывать реалистические платы закупок сырья/товаров/услуг и продаж продукции на будущий период. Кроме этого, он позволяет примерно рассчитать движение денежных средств. Для удобства взаимодействия можно проводить дифференциацию клиентов по территориальному принципу, рыночному сегменту, каналу сбыта и прочим. Количество категорий зависит от подхода к выделению и формированию групп. Для различных клиентов в таких случаях дополнительно могут создаваться специальные программы с учетом проблем и потребностей.
Заключение
В целом существует довольно много делений таких партнеров. Наиболее распространённым является контрагент по договору. Это значит, что предприятие и его партнер действуют в рамках определённого договора, которым всё определено. Хотя отношения могут регулироваться и внешними силами. Взять, к примеру, закон о защите потребителей. Если человек будет недоволен, скажем, купленной обувью, то он может её вернуть. В целом контрагенты предприятия - это такое словосочетание, которое используют, как правило, только по отношению к юридическим лицам. Но не стоит забывать, что каждый покупатель тоже обладает таким статусом и, соответственно, законодательно защищен.
Контрагентом является одна из основных сторон договора, которая принимает на себя обязательства согласно подписанному договору. Каждая сторона, подписавшая документ, считается контрагентом по отношению друг к другу.
Такие партнеры в дальнейшем будут связаны конкретными обязательствами друг с другом.
В качестве контрагентов могут выступать юридические или физические лица, организации, предприятия. Более того, контрагентом может выступать некий подрядчик (юридическое или физическое лицо), который получает вознаграждение за свою работу и обязуется выполнять все требования заказчика.
Контрагентами предприятия выступают как раз подобные подрядчики. Именно они подписывают документы с другими компаниями, и выступают в качестве доверенного лица.
Под термином контрагент так же могут подразумевать компанию, которая в ходе сделки, обязуется выполнять все виды работ, ранее согласованные с основными требованиями заказчика.
Стоит отметить, что практически любой человек или организация, с которыми у вас возникают финансовые отношения, будут выступать для вас контрагентами.
Расчеты предприятия с контрагентами
Все основные расчеты предприятия с контрагентами зависит от того, какая же методика была указана предварительно в подписанном договоре. Расчетные данные в обязательном порядке должны быть занесены в информационную электронную базу.
Более того, с одним контрагентом можно подписать несколько договоров, однако все они могут быть заключены на разных условиях.
Для измерения задолженности между контрагентами следует выбирать один вариант среди указанных ниже.
Им может быть, например:
- Иностранная валюта;
- Условные единицы;
- Рубли.
Иностранную валюту предпочитают предприятия, которые заключали договор с иностранными партнерами. Первые варианты расчета могут использоваться для погашения задолженности с отечественными контрагентами.
Также, важным пунктом в расчетах предприятия с контрагентами является возможность детализация выплат.
Например, одна из сторон может предложить осуществлять расчеты:
- Отдельно по каждому документу , которые могут содержать данные об отгрузках, оплате и т.д.
- Сразу по всему договору.
Одним из самых распространенных вариантом являются случаи, когда одна конкретная оплата относится к какой-то поставке.
Здесь может быть два варианта:
- Сначала может быть зафиксирована оплата , и только потом сам факт поставки, либо же наоборот.
- Сначала происходит поставка товара , и только потом производиться оплата непосредственно за сам поступивший товар.
Возможен и совершенно другой вариант расчетных операций предприятия с контрагентами. Последний, например, обязуется в течение неделе либо же месяца поставлять товары по разовым документам.
В свою очередь, предприятие подписавшее соглашение с контрагентом, должно выплатить всю сумму по окончанию неделе или месяца, смотря какой период указан в договоре. Однако подобный вариант практикуется только с надежными и проверенными предприятиями.
Стоит отметить, что расчетные операции могут проводиться не только наложенными платежами. Существуют еще и другие формы расчетов, такие как чеки, платежные поручения, и многие другие. Выбранная форма расчетов с контрагентами обязательно должны прописываться в договоре.
Основные виды контрагентов
На сегодняшний день существует две большие группы контрагентов, которые подразделяются на клиентов и персон. В качестве первых выступают различные организации, юридические лица.
Персоны – это физические лица, которые обладают соответствующими реквизитами и методами работы. Также дополнительно выделяют сотрудников (персоны) и поставщики (клиенты).
Итак, какие же еще бывают виды контрагентов?
- Покупатель — продавец. Здесь одна сторона обязана передать другой стороне определенный товар. А вот покупатель должен принять товар и обязательно заплатить за него фиксированную денежную сумму.
- Залогодержатель — залогодатель. Залогодержатель имеет полное право стянуть с залогодателя определенную сумму денег, если второй не сможет выполнить указанные обязательства по договору.
- Кредитор второго лица и поручитель. Согласно договору поручитель должен отвечать за все проделанные действия второго лица перед кредитором.
- Покупатель — поставщик . По договору поставщик в обязательно порядке должен передать товар согласно указанным срокам покупателю. В свою очередь, покупатель обязывается использовать товар исключительно в предпринимательской деятельности, но никак не в личных, семейных или домашних целях.
- Потребитель — поставщик.
- Комитент — комиссионер. Здесь одна сторона (комитент) нанимает другую сторону (комиссионер). Комиссионер совершает одну или более сделок от имени комитента, за что в дальнейшем получает вознаграждение.
- Одаряемый — даритель. Даритель передает безвозмездно одаряемой стороне какую-либо вещь.
- Плательщик ренты — получатель ренты. Согласно условиям договора получатель ренты передают плательщику ренты собственное имущество. В тоже время плательщик ренты обязан постоянно выплачивать первой стороне оговоренную денежную сумму, либо содержать получателя ренты на выгодных условиях.
- Арендодатель – арендатор. Арендодатель либо же наймодатель за фиксированную плату передает арендатору (нанимателю) имущество в собственное владение на определенный промежуток времени.
- Отправитель – перевозчик.
- И многие другие.
Контрагенты продавец и покупатель
Продавец и покупатель являются контрагентами по отношению друг к другу. Когда между ними заключается договор, для продавца контрагентом становится покупатель, и наоборот, для покупателя – продавец. Продавец обязан продать необходимый товар (вещь) покупателю.
В свою очередь, покупатель в обязательном порядке должен принять товар (вещь) и заплатить за него полную стоимость в денежном эквиваленте. Как правило, между подобными контрагентами заключается договор купли-продажи.
Контрагенты залогодатель и залогодержатель
Залогодатель выступает как сторона, которая предоставляет собственное имущество в качестве залога, а залогодержатель, соответственно, лицо, которое принимает в залог имущество первой стороны.
Залогодателем и залогодержателем могут выступать и юридические, и физические лица. Между контрагентами заключается договор залога.
Взаимодействие предприятия с контрагентами
Успешность предприятия напрямую зависит от взаимодействия с контрагентами, которыми могут выступать клиенты, покупающие продукцию компании, поставщики и другие.
Большинство предприятий предпочитают использовать электронный документооборот, поскольку это может намного упростить работу с контрагентами. На сегодняшний день существует, как минимум, четыре варианта взаимодействия компании с контрагентами.
Например:
- Без электронного документооборота;
- Внутренний документооборот , который полностью автоматизирован;
- Нет внутреннего документооборота , но есть автоматизированный межкорпоративный;
- В наличии имеется как внутренний , так и межкорпоративный документооборот.
Каждое предприятие на свое усмотрение выбирает соответствующий вариант взаимодействия с контрагентами.
Заключение сделки
Перед заключением сделки с контрагентом в обязательном порядке необходимо проверить все его документы и получить на руки:
- Свидетельство о регистрации;
- Лицензию;
- Выписку;
- Свидетельство о том , что контрагент платит налоги;
- Банковские реквизиты.
Только после того, когда предприятие полностью познакомится и хорошо изучит предложенные документы, оно может заключать сделку с контрагентом.
В случае, если какие-то документы не были предоставлены, сделку лучше всего отложить на некоторый промежуток времени до выяснения всех обстоятельств.
Заключение договора с контрагентом
Договор между контрагентами является важной составляющей всей сделки и дальнейшей работы. Правильно составленный договор помогает не только следить за выполнением бухгалтерского и налогового учетов, но также избежать проблем с налоговой инспекцией.
Что же такое договор?
Согласно законодательству, договором считается взаимное соглашение двух или более сторон , где указываются права и обязанности контрагентов, а также возможность их изменение или же прекращения.
Только после подписания соответствующего документа возникают права и обязанности двух контрагентов, которые его подписали.
Сам договор может заключаться в определенной форме (письменной) и несколькими способами.
Например:
- Подписание одного единственного документа.
- Подписание договора осуществляется посредством обмена документов.
- Соглашение с офертой . Для того, чтобы договор считался действительным, нет необходимости его подписывать двумя сторонами (контрагентами). Договор вступит в силу сразу же после того, когда хотя бы одна сторона его подпишет.
Стоит отметить тот факт, что договор будет считаться заключенным, только после того, когда контрагенты достигнут полного взаимопонимания между собой и согласятся на все предложение условия.
Учет контрагентов на предприятии
Для учета контрагентов на предприятии могут использоваться достаточно большое разнообразие программ. С их помощью можно осуществлять учет контрагентов самых различных категорий, включая физические лица и юридические лица.
Одной из наиболее популярных программ является «Контрагенты предприятия 3.2». Эта программа предназначена для ведения всех контрагентов компании и учета их деятельности.
Стоит отметить, что она поддерживает сетевой режим работы.
Финансовые отношения
В ходе осуществления своей деятельности у предприятия, несомненно, возникают финансовые отношения с различными контрагентами. Они могут быть связаны с организацией производственного процесса, реализацией готовой продукции, с предоставлением услуг или же работ и многое другое.
Основой финансовых отношений являются денежные средства.
Клиент и партнер
Для каждого предприятия контрагент должен выступать не только в качестве клиента, а и как партнер. Благодаря тесному сотрудничеству можно будет установить не только доверительные взаимоотношения, но и с легкостью повысить имидж собственной компании.
Однако не каждая компания сможет выполнить подобную задачу, поскольку каждый клиент требует индивидуального подхода.
Оформление документов
При налаживании доверительных отношений между контрагентами и согласования всех условий, можно приступать к оформлению документов.
Сам договор может быть подписан несколькими способами, о которых уже ранее вспоминалось. Обязательным условием является наличие предмета договора и существенных условий.
Прием обязательств по договору
В каждом договоре должны быть прописаны права и обязательства сторон, которые его подписывают. Прием обязательств в обязательном порядке вступают в силу только после подписания документа. Но, если изменяется договор, в таком случае изменяются и принятые обязательства.
Комплексный подход к проверке контрагентов
Перед тем, как заключить сделку с контрагентом и в дальнейшем подписать с ним договор, предприятию необходимо проверить вторую сторону договора. Осуществить проверку можно несколькими способами.
Во-первых , с легкостью можно узнать информацию о контрагенте онлайн в интернете. Для этого предприятию необходимо узнать ИНН контрагента и проверить по государственному реестру или же в подходящей базе данных.
Во-вторых , можно приобрести специальную аналитическую программу, которая содержит информацию о многих налогоплательщиках.
Однако при проверке контрагенты желательно осуществлять комплексный подход, который включает использование, как первого, так и второго метода проверки.
Вопросы автоматизации бизнес-процессов актуальны уже несколько лет. Однако, далеко не все российские компании используют электронный документооборот, и тем более готовы перейти на межкорпоративный документооборот.
Я думаю, что процессы можно разделить в зависимости от автоматизации бизнес-процессов:
● нет электронного документооборота;
● автоматизирован внутренний документооборот;
● автоматизирован межкорпоративный документооборот, но нет внутреннего;
● автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот.
Меня заинтересовал вопрос, понимают ли компании выгоду от автоматизации работы с контрагентами? Для этого я разобрала каждый из вариантов на примере.
Предположим, Игорь, Сергей, Константин и Михаил работают в отделе снабжения в четырех разных компаниях. Они отвечают за оснащение товарно-материальными ценностями и ежедневно общаются с поставщиками. Очевидно, что вся работа с документацией – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета на оплату – проходит через них. Скорее всего, за один день каждый из них получает документы от нескольких поставщиков, и очевидно, что с каждой поставкой процессы проходят одинаково.
Вариант №1.
В компании, где работает Игорь, нет системы электронного документооборота (далее - СЭД), внешний обмен документами также не автоматизирован, всё проходит по старинке. Бухгалтерия работает в учетной системе.
Вчера оплатили счет на приобретение стульев, и вот сегодня товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Игорь принимает товар, подписывает два экземпляра накладной, после чего один экземпляр накладной отдает обратно водителю (экспедитору), а второй вместе со счетом-фактурой относит в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы в учетной системе и обнаруживает, что в счете-фактуре указан неверный КПП. Он звонит контрагенту и просит выставить исправленный документ. Все оригиналы документов помещает в архив. Проходит 7 дней и исправленный счет-фактура получен. Бухгалтер проводит документ в учетной системе, оригинал также помещает в архив.
Вариант №2.
В компании, где работает Сергей, автоматизированы внутренние бизнес-процессы, т.е. внедрена СЭД. Бухгалтерия также работает в учетной системе. Счет оплачен, товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Он принимает товар и подписывает два экземпляра накладной. Один подписанный экземпляр накладной Сергей возвращает водителю (экспедитору), а второй экземпляр вместе со счетом-фактурой относит делопроизводителю, который регистрирует входящие документы в СЭД. После чего передает их в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы и обнаруживает ошибку в номере КПП счета-фактуры. Сообщает об этом контрагенту и через 7 дней почтой получает исправленный счет-фактуру, проводит документ, при этом все оригиналы документов помещаются в архив.
Вариант №3.
Внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Константин, не автоматизированы. Но компания пользуется услугами оператора электронного документооборота т.е. межкорпоративный документооборот автоматизирован. Рабочие места Константина и бухгалтера предусматривают работу в сервисе обмена электронными документами. И Константин, и бухгалтер имеют доступ к входящим накладным и счетам-фактурам. На рабочем месте бухгалтера настроена интеграция сервиса обмена с учетной системой. Сегодня утром от контрагента поступили накладная и счет-фактура. Константин принял товар, подписал накладную ЭП. Бухгалтер обнаружил, что в счете-фактуре указан неверный КПП и отправил через сервис контрагенту уведомление об уточнении. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и исправлении счета-фактуры. Через 1 час он выставил исправленный счет-фактуру. Бухгалтер, не выходя из учетной системы, получил все документы и провел их. Оригиналы помещаются в электронный архив.
Вариант №4.
Все внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Михаил, автоматизированы. Также автоматизирован и межкорпоративный документооборот, настроена интеграция с корпоративной СЭД и учетной бухгалтерской системой. Сегодня утром Михаил получил от контрагента накладную и счет-фактуру. Он принял товар, подписал накладную электронной подписью, отправил контрагенту. Создал задачу на согласование документов. По типовому маршруту документы получил бухгалтер. Во время проведения документов в учетной системе, бухгалтер обнаружил ошибку в номере КПП в счете-фактуре. После чего, не выходя из СЭД, он отправил уведомление об уточнении контрагенту. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и об уточнении счета-фактуры. Проходит еще несколько минут, бухгалтер получает исправленный счет-фактуру и проводит его в учетной системе. Все оригиналы документов помещает в электронный архив. И здесь все зависит только от скорости внесения исправлений.
Так вот интересно, готовы ли компании перейти на вариант 4, когда автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот?
